看板最初是豐田汽車公司于20世紀50年代從超級市場的運行機制中得到啟示，作為一種生產(chǎn)、運送指令的傳遞工具而被創(chuàng)造出來的。經(jīng)過近50年的發(fā)展和完善，目前已經(jīng)在很多方面都發(fā)揮著重要的機能。
 
1．生產(chǎn)及運送工作指令
生產(chǎn)及運送工作指令是看板最基本的機能。公司總部的生產(chǎn)管理部根據(jù)市場預(yù)測及訂貨而制定的生產(chǎn)指令只下達到總裝配線，各道前工序的生產(chǎn)都根據(jù)看板來進行。看板中記載著生產(chǎn)和運送的數(shù)量、時間、目的地、放置場所、搬運工具等信息，從裝配工序逐次向前工序追溯。
在裝配線將所使用的零部件上所帶的看板取下，以此再去前一道工序領(lǐng)取。前工序則只生產(chǎn)被這些看板所領(lǐng)走的量，“后工序領(lǐng)取”及“適時適量生產(chǎn)”就是通過這些看板來實現(xiàn)的。
 
2．防止過量生產(chǎn)和過量運送
看板必須按照既定的運用規(guī)則來使用。其中的規(guī)則之一是：“沒有看板不能生產(chǎn)，也不能運送。”根據(jù)這一規(guī)則，各工序如果沒有看板，就既不進行生產(chǎn)，也不進行運送；看板數(shù)量減少，則生產(chǎn)量也相應(yīng)減少。由于看板所標(biāo)示的只是必要的量，因此運用看板能夠做到自動防止過量生產(chǎn)、過量運送。
 
3．進行“目視管理”的工具
看板的另一條運用規(guī)則是“看板必須附在實物上存放”、“前工序按照看板取下的順序進行生產(chǎn)”。根據(jù)這一規(guī)則，作業(yè)現(xiàn)場的管理人員對生產(chǎn)的優(yōu)先順序能夠一目了然，很容易管理。只要通過看板所表示的信息，就可知道后工序的作業(yè)進展情況、本工序的生產(chǎn)能力利用情況、庫存情況以及人員的配置情況等。
 
4．改善的工具
看板的改善功能主要通過減少看板的數(shù)量來實現(xiàn)。看板數(shù)量的減少意味著工序間在制品庫存量的減少。如果在制品存量較高，即使設(shè)備出現(xiàn)故障、不良產(chǎn)品數(shù)目增加，也不會影響到后工序的生產(chǎn)，所以容易掩蓋問題。在JIT生產(chǎn)方式中，通過不斷減少數(shù)量來減少在制品庫存，就使得上述問題不可能被無視。這樣通過改善活動不僅解決了問題，還使生產(chǎn)線的“體質(zhì)”得到了加強。