一、商業(yè)函件的概念

    商業(yè)函件業(yè)務(wù)簡稱商函業(yè)務(wù)，它區(qū)別于具有個人通信性質(zhì)的信件，是為社會各類用戶提供迅速準(zhǔn)確傳遞商用信息的業(yè)務(wù)。 商業(yè)函件是一種廣告媒體，利用郵局點多面廣的優(yōu)勢，以郵寄的方式，將廣告客戶要求寄發(fā)廣告商品介紹、訂貨單、調(diào)查征函、通知單等投送到廣告客戶所希望的接收人手中。

　　商業(yè)函件是一種新興的廣告形式，利用郵政點多面廣的優(yōu)勢，以郵寄信件的方式，將您要求寄發(fā)的廣告、商品介紹、訂貨單、調(diào)查征詢函、通知單等投送到指定的收件人手中。目前商業(yè)函件的種類有信函型商函、對帳單型商函、郵送廣告(印刷品形式)、貨樣廣告型商函、郵政廣告郵資明信片(含企業(yè)拜年卡)等。

廣告函件與廣播電視及報刊廣告相比，具有廣告發(fā)布面廣、針對性強、 手續(xù)簡便、價格便宜、方便迅速等特點。

二、商業(yè)函件的特點

     1、針對性強：由于商函能針對不同對象采取不同訴求,又可以直接寄到目標(biāo)對象手上，所以被閱讀率很高。有統(tǒng)計表明,可達(dá)90%,容易快速促成購買行為。

2、時效性長:一張設(shè)計、制作精美的明信片、廣告信息、印刷品或郵簡,會留給客戶美好的印象,在作出最后決定之前可以反復(fù)翻閱廣告信息,詳盡了解產(chǎn)品的各項性能指標(biāo),直到最后做出購買或舍棄決定。

3、個性化突出:商函的發(fā)出者將商業(yè)信息或廣告直接寄到顧客手中,讓顧客親身體驗獨特的享受,接受對方關(guān)懷。

4、效果測定快:一張附有回執(zhí)的或者附送優(yōu)惠券的商函,可以幫助企業(yè)找到目標(biāo)客戶和潛在用戶,有效地達(dá)到了促銷的效果。

三、商業(yè)函件范文

   1.商業(yè)信函范文---、-報實價的信函

  先生:二零零四年元月十六日有關(guān)查詢大米和大豆新加坡到岸價的電傳已收悉。 
      今日上午電傳報價：精白米三百公噸，每公噸成本加運費新加坡到岸價為2400澳元。于二零零四年三或四月裝運。以上實價需由貴公司于二零零四年二月十日前回覆確實。 
     該報價為最優(yōu)惠價，恕不能還價。 
     本公司與客戶正洽售一批大豆交易，若貴公司愿意報以適當(dāng)買價，本公司樂意出售。近來該類產(chǎn)品需求熱烈，令價格上漲。請貴公司把握機會，盡早落實定單為盼。
   銷售部主任
   托尼.斯密思謹(jǐn)上

2..商業(yè)信函范文二、加價前優(yōu)惠大客戶

   ——先生:
鑒于全球的紙張價格上升，自明年一月一日起，本公司的貨品價格將全面提升百分之十。
本公司萬分感激貴公司長期以來的支持，特此建議在價格調(diào)整前預(yù)早訂購貨品。凡訂購金額超過20,000英鎊，更可獲得九五折優(yōu)惠。
若未能騰出地方存放紙張，本公司樂意免費提供存貨服務(wù)，直到貴公司有所安排。此次減價特別優(yōu)惠顧客，預(yù)早訂購可減少來年購買紙張至少百分之十五的支出。
期待著你的覆音。
銷售部主任
托尼.斯密思謹(jǐn)上
2000年5月20日

四、商業(yè)函件目標(biāo)市場和經(jīng)營策略分析

（一）、找準(zhǔn)目標(biāo),有的放矢

發(fā)展商業(yè)函件業(yè)務(wù)商業(yè)函件能否快速、穩(wěn)定發(fā)展,在很大程度上取決于目標(biāo)市場的選擇。目

標(biāo)用戶定位得當(dāng)?shù)脑?商業(yè)函件的到位率會很高,起到的效果也會較好。

１.以三資企業(yè)作為龍頭。國外企業(yè)使用商業(yè)函件比較多,商函這種媒體比較容易讓他們接受。首先應(yīng)該積極發(fā)展國內(nèi)的三資企業(yè)來使用商業(yè)函件業(yè)務(wù),通過他們使用后成功的事例來帶動國內(nèi)企業(yè)選擇使用商函這種廣告媒體。

２.以個體工商戶、新產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、科技開發(fā)企業(yè)、出版社、報社等單位作為重點。這些單位有許多的產(chǎn)品需要推銷出去,郵政商函可以幫他們策劃、設(shè)計產(chǎn)品推銷方案,與回購訂單結(jié)合起來,提高回函率和交易的成功率,

３.以商業(yè)企業(yè)(如百貨、批發(fā)商店、醫(yī)藥商店等)作為依托。這類企業(yè)面向廣大的消費群體,通過他們的成功使用可以提高商函的知名度,擴大商函媒體影響面。

４.以在各種宣傳媒體上做廣告及派出大量營銷人員推銷產(chǎn)品的企業(yè)作為切入點。這類企業(yè)有大量的推銷員,每年要花費大量的業(yè)務(wù)宣傳和廣告費用,應(yīng)通過向他們宣傳商函媒體的成功事例,宣傳商函媒體的特點和優(yōu)勢,幫助他們將產(chǎn)品銷售出去,幫助他們提高企業(yè)效益。

（二）、靈活營銷,促進(jìn)商業(yè)函件業(yè)務(wù)快速發(fā)展

１.產(chǎn)品策略

產(chǎn)品策略是商業(yè)函件業(yè)務(wù)發(fā)展的核心,根據(jù)用戶不同的需求開發(fā)出適銷對路的商函產(chǎn)品。

針對目前市場的供求狀況,大力發(fā)展促銷類、推銷型的商業(yè)函件,幫助需要推銷產(chǎn)品的企業(yè)收回訂單,將產(chǎn)品銷售出去;面向廣大消費者,大力發(fā)展宣傳企業(yè)形象、公益性廣告等促銷類、宣傳型商函和明信片,如晉江局根據(jù)當(dāng)?shù)靥厣?與當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)政府聯(lián)系,推出了安海風(fēng)光明信片、陳埭著名企業(yè)明信片、英林服裝名牌企業(yè)明信片等,起到了成片開發(fā)農(nóng)村市場的效果;面向廣大電器、汽配等廠家,大力發(fā)展產(chǎn)品質(zhì)量反饋卡,為這類企業(yè)做好售后服務(wù)工作;積極探索發(fā)展禮儀賀卡類商業(yè)函件,如生日賀卡、教師節(jié)賀卡等;千方百計發(fā)展各類型的對帳單業(yè)務(wù),包括電信費用對帳單、金融、保險等部門的對帳單業(yè)務(wù)等等;大力發(fā)展郵送廣告業(yè)務(wù)。同時,還可依托主業(yè)發(fā)展回音卡、回執(zhí)寄送等業(yè)務(wù)。惠安局通過開展“多說一句話”活動,使得１００%的包裹和大部分匯款都辦理了回音卡。

２.促銷策略

促銷活動的重點要放在上門營銷上,立足點應(yīng)放在幫助用戶分析使用商函業(yè)務(wù)能帶來的好處,幫助用戶提高商函回函率,將產(chǎn)品推銷出去。如順昌局通過幫助“順心面包房”出主意,提出以郵資廣告明信片作為其銷售優(yōu)惠卡,結(jié)果用戶使用后日營業(yè)額比以往提高了４０%;晉江局幫助“勿忘我婚紗攝影店”策劃使用商業(yè)函件提高知名度,取得很好的效果,用戶表示還要不斷使用商函業(yè)務(wù)。在上門營銷時,可以將使用商函取得較好效果的事例匯編成冊作為活生生的例子來進(jìn)行宣傳介紹,通過比較,鼓勵用戶試用商業(yè)函件業(yè)務(wù)。

３.渠道策略

重視委代辦業(yè)務(wù)的發(fā)展。目前商函廣告業(yè)務(wù)處于啟動階段,與社會其它廣告公司相比,在經(jīng)營廣告業(yè)務(wù)上差距較大,因此如果僅僅依靠自身的力量,是很難實現(xiàn)商函業(yè)務(wù)快速發(fā)展的。商函業(yè)務(wù)的發(fā)展還應(yīng)該依靠社會委代辦力量,委代辦可以有兩種。第一,聘請當(dāng)?shù)氐泥l(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)或有活動能力的干部群眾作為社會營銷員,通過他們熟悉當(dāng)?shù)厍闆r的特點來協(xié)助發(fā)展商函業(yè)務(wù);第二,通過與社會廣告公司合作,聯(lián)合發(fā)展商函廣告媒體,郵政主要賺郵資,廣告策劃費、制作費等讓利于社會廣告公司。

４.價格策略

加快商函業(yè)務(wù)的發(fā)展,關(guān)鍵在于培育業(yè)務(wù)市場,尤其是大用戶市場。因此,應(yīng)該采取“低門檻”的資費政策或先免費試用一兩次的辦法,樹立幾個營銷典型事例,形成營銷過程中有說服力的事實依據(jù),以說服更多的商家使用商業(yè)函件。優(yōu)惠政策方面,可以在國家郵政局規(guī)定的范圍內(nèi)靈活掌握,可以根據(jù)交寄量的大小采取梯形定價。同時,在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中還要用好、用活、用足國家規(guī)定的商函業(yè)務(wù)發(fā)展代辦酬金政策,保證商函業(yè)務(wù)穩(wěn)步發(fā)展。

三、商函發(fā)展過程中應(yīng)該處理好幾個關(guān)系

１.處理好加快商函發(fā)展與郵政多元化發(fā)展及發(fā)展其它郵政重點業(yè)務(wù)的關(guān)系。在發(fā)展過程中,不應(yīng)該為發(fā)展商業(yè)信函業(yè)務(wù)而人為地削弱郵政金融、集郵、速遞等其它重點業(yè)務(wù)的發(fā)展,應(yīng)該在加大、加快有利可圖的郵政重點業(yè)務(wù)發(fā)展的同時,加大發(fā)展郵政商業(yè)函件的力度,動態(tài)地使商函在郵政業(yè)務(wù)中的比重得到不斷提高。

２.處理好推銷型商函與其它類型商函發(fā)展的關(guān)系。目前,應(yīng)該將產(chǎn)品推銷型商函作為發(fā)展重點,因為推銷型商函發(fā)展得好將會有大量的回頭客。促銷時應(yīng)該立足于幫用戶策劃商函廣告促銷活動,讓用戶使用一次后會不斷地使用商函業(yè)務(wù)。但在發(fā)展過程中,各地還應(yīng)根據(jù)各地特色發(fā)展適合當(dāng)?shù)厥袌鲂枨蟮纳毯瘶I(yè)務(wù),如產(chǎn)品質(zhì)量反饋卡、旅游明信片、對帳單等等,促進(jìn)其它類型商函業(yè)務(wù)的開發(fā)。

３.處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系。目前,商函的發(fā)展還處于市場培育階段,處于投入期,在發(fā)展過程中不能急功近利,應(yīng)該從戰(zhàn)略發(fā)展、長遠(yuǎn)發(fā)展的高度來看待商函業(yè)務(wù)的發(fā)展。只要持之以恒,一個一個企業(yè)宣傳,商函業(yè)務(wù)就會逐漸形成規(guī)模,就會給郵政企業(yè)帶來較高回報,就會在郵政業(yè)務(wù)中占據(jù)舉足輕重的地位。

４.處理好企業(yè)利益與用戶利益的關(guān)系。在商函業(yè)務(wù)的發(fā)展過程中一定要注重用戶利益的保護(hù),應(yīng)該將用戶利益置于第一位,只有用戶的利益得到保證,需求得到滿足,企業(yè)形象上去了,郵政企業(yè)的利益才可能會體現(xiàn)出來。

５.處理好主業(yè)與三產(chǎn)的關(guān)系。目前,郵政商業(yè)信函制作一般都在三產(chǎn)公司(如商函廣告公司等)經(jīng)營,因此尤其應(yīng)注意主業(yè)利益與三產(chǎn)利益的關(guān)系,制作費的收取應(yīng)該以成本為基礎(chǔ)、以微利為原則,不能過多地追求三產(chǎn)利潤而影響商函業(yè)務(wù)的發(fā)展。

６.處理好專業(yè)化經(jīng)營與支局所經(jīng)營的關(guān)系。在強調(diào)專業(yè)化經(jīng)營管理的同時,還應(yīng)該努力發(fā)揮各支局所發(fā)展商業(yè)函件業(yè)務(wù)的積極性,通過理順條塊關(guān)系,促進(jìn)商函業(yè)務(wù)快速發(fā)展。各支局所對當(dāng)?shù)仄蟆⑹聵I(yè)單位的情況一般都比較熟悉,充分發(fā)揮出他們的積極性,可以更有效地開展商函營銷工作;各專業(yè)經(jīng)營部門則應(yīng)該對各支局所加強業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和管理,加強對支局所營銷策劃工作的指導(dǎo)。

2006-11