現(xiàn)代商務(wù)寫作（商務(wù)溝通類）之商業(yè)信函

一、商業(yè)信函的定義及特點

    商業(yè)信函是指利用信函的方式，通過郵政的渠道，向指定的單位或個人傳達(dá)商務(wù)廣告信息，以期達(dá)到一定目的信息傳播活動。

　　 商業(yè)信函之所以能成為當(dāng)今經(jīng)濟(jì)市場的熱點廣告媒體，主要由于它具有以下幾方面特點：

　　一、經(jīng)濟(jì)性：成批交寄的商業(yè)信函在資費(fèi)上可享受優(yōu)惠，與其它信息發(fā)布形式相比費(fèi)用較低廉。

　　二、實用性：可裝寄文字、圖片、合同、訂單、帳單、卡片等，圖文并茂、內(nèi)容詳盡。

　　三、可靠性：具有明確的收件人地址、單位名稱和郵政編碼，可準(zhǔn)確及時地投交給指定的單位或收件人。

　　四、針對性：可根據(jù)商務(wù)信息和廣告內(nèi)容的適用范圍，分門別類地去制作、發(fā)布商業(yè)信函。

　　五、方便性：郵政商業(yè)信函使用方便，可隨時隨地閱覽。

二、對商業(yè)信函的“完整”要求

一封信寫得是否完整，建議用五個“Ｗ”來檢驗，既：

    “Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

     例如在定貨的信中，必須明確說明

    “需要什么商品”(What you want)

    “何時需要” (When you need the goods)

    “貨物發(fā)到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

    “如何付款”(How payment will be mande)

     如對對方的要求作出否定的答復(fù)時（如不能報盤，不能理賠等）應(yīng)說明理由“為什么”(Why)

三、商業(yè)信函范文

  1. 范文1-----解釋報盤的函電范本

   ____年____月____日來函收悉，貴公司認(rèn)為我們已報去平板玻璃成套設(shè)備很適合于貴地的各種條件，擬予采用，甚慰。至于價格和付款方式問題，現(xiàn)答復(fù)如下：
　　（1）付款方式：我公司在出口貿(mào)易中公接受信用證付款，這是歷來的習(xí)慣做法，貴公司大概早已知道。現(xiàn)貴公司既提出分期付款的要求，經(jīng)考慮改為50%貨款信用證在第一批貨物付運(yùn)時付清；余下50%分兩期在運(yùn)完畢后1年內(nèi)末批貨物交付清。
　　（2）價格方面：我公司肯定地說，所報的價格是經(jīng)過全面考慮仔細(xì)核算的，是符合目前市場水平的。我們在付款方式方面已作出如上讓步，對貴公司已非常有利，所以，對貴方要求減價一事，我們實難照辦。
　　以上意見請再予研究考慮。對其他條款如無不同意見，請即寄來訂單，以便制訂合約。

2. 范文2---- 磋商包裝條件電函

_____________:
　　雨衣包裝
　　你方6月2日上述標(biāo)題訂單已收悉，謝謝。我們高興地通知你方，除了包裝 條款以外，訂單中所列其條款我們均能接受。
　　你們訂單中所述的包裝是我們數(shù)年前采用的老式包裝。此后，我們改進(jìn)了包裝，結(jié)果表明我們的客戶對近幾批貨物完全滿意。我們的雨衣產(chǎn)品現(xiàn)用塑料袋包裝，然后裝入紙盒內(nèi)，十打裝一箱，每箱毛重為30公斤左右。
　　每一紙箱襯以塑料紙，全箱用鐵箍加固，以防內(nèi)裝貨物受潮及因粗暴搬運(yùn)可能引起的損壞。
　　我們的意見是由于使用了塑料袋包裝，每件雨衣完全可陳列于商店的櫥窗， 而且美觀，這樣定將有利于貨物的銷售。此外，改進(jìn)的包裝份量輕，因而容易搬運(yùn)。
　　以上所述供你方參考，如果在本月底前我方?jīng)]有收到你方的反對意見， 我方將相應(yīng)地完成你方訂貨。

3. 范文----介紹商檢業(yè)務(wù)函電

--------：

　　介紹商品檢驗情況

　　我們很高興在此信中向貴方介紹我國商品檢驗方面的情況。

　　我國商品檢驗局是獨立的檢驗機(jī)構(gòu)，凡國家規(guī)定檢驗的進(jìn)出口商品以及合同規(guī)定檢驗的商品，都由商品檢驗局檢驗并出具證書。海關(guān)監(jiān)管憑商檢合格證書驗放。商品檢驗局還接受對買方、賣方、運(yùn)輸和保險部門申請的公證鑒定工作，如重量鑒定，殘損鑒定，船艙檢驗。監(jiān)督裝卸，貨載衡量，產(chǎn)地、價值、包裝證明，簽封樣品等，并出具證明。

　　為確保買賣雙方利益，對出口商品允許買方在合同規(guī)定期限內(nèi)復(fù)驗。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量、數(shù)量上有問題，買方可憑第三者檢驗機(jī)構(gòu)的證明向我出口公司提出異議。

　　我國商品檢驗局與國外檢驗機(jī)構(gòu)已逐步建立相互委托的業(yè)務(wù)關(guān)系。此間商品檢驗局可以接受國外檢驗機(jī)構(gòu)或?qū)ν赓Q(mào)易關(guān)系人的委托，辦理在我國的檢驗工作，也可委托國外檢驗機(jī)構(gòu)為我們在國外辦理檢驗。

　　你們?nèi)缬性儐枺�定會給予重視。

2006-11