物流信息管理模式的應用研究

1 物流的分類

站在信息應用的角度，可以將物流簡單地分成三類：一類是物理變形式的物流，另一種是地域分布式的物流，還一種是機械流動式的物流。三種物流在信息管理模式上各有側重。

1.1 物理變形式的物流

通常應用在以制造為主的企業中，它的特點是物流在制造期間增值性較強。對此學者與管理者們長期研究的是如何能最大的創造這個增值空間，其重點對象是制造成本管理。

1.2 地域分布式的物流

典型的應用在以分銷為主的銷售公司，它的特點是價值鏈較廣。公司銷售地域分布有多廣，它的價值鏈就有多廣。例如典型的有國美電器、蘇寧電器等等，他們的商品分布在全國各地，當企業管理者們在研究營銷的時候，一方面關注如何向每個城市的每個連鎖店，或連鎖柜“鋪貨”（這個被稱之為市場營銷的“毛細血管”），解決搶占市場的問題；另一方面又不得不為在這些“毛細血管”中囤積的物料與價值，銷售利潤，及信息采集的及時性、真實性而倍加感嘆。

1.3 機械流動式的物流

機械流動式的物流的應用是近兒年來最熱門的第三方物流公司。在它推崇的以客戶為核心的理念下，為客戶提供最佳的物流信息！企圖通過最高端的信息通訊技術，衛星定位系統及配套移動設備，讓客戶知道自己的物料現在位于何方。本文的物流是指的第一種。

2 傳統的物流信息管理模式

熟悉企業管理的人仔細地觀察一下傳統的制造物流信息管理模式，不難發現它采用的信息源是“物流＋單據流”的捆綁形式。

2.1 傳統的物流信息模式特點

在企業內部傳統的物流信息處理通常是：當某一物料從供應地點，發往需求地點的時候都要求嚴格地按照“單據憑證”進行交接，所以在企業里單據的種類是十分繁多的。記得作者在一家企業做信息系統的時候，曾收集到140多種表單，最后經過多方討論，還是保留廠40多種。本文以使用最普遍的“領料單”與“發料單” 為例，分析傳統的物流與它原始數據的走向。

在企業里物料的“領料單”與“收料單”通常被設計為“四聯單”（財務一聯，車間一聯，倉庫一聯，班組一聯），這些單據是配合著企業管理規定使用的。當部門需要領用物料時，企業管理要求先編制“領料單”，然后供應部門依據“領料單”編制“發料單”。企業對物料管理是通過“領料單”與“發料單”來分辨需求方和供應方已經有過物料交接這一事實。為了保證交接不可抵賴性，要求雙方保存“領料單”與“收料單”的憑證，以備日后稽查。還有，為配合財務人員對物流的資金管理，在評估物流管理水平時，如果出現了缺口，將提交原始單據一一“對賬”，直至找出資金的損失之處為止。如有違章，輕者受到處分，重者違法提交法律制裁。

由于物料是國家或企業的資產，因此企業在管理方面尤其重視。為了做好物料的管理工作，每個企業都設計了自己的物流管理模式，其中包括物流線路、通道和倉庫 （在物流信息模式中稱節點）。倉庫是物料的緩存地點，在企業里物流的倉庫越多，物流就管理得越清晰，產品的生產成本就會計算越準確，但是這樣管理的成本會增高，信息的處理量也會加大。當物料的倉庫設置少一點，管理成本會降低，信息的處理量就減少，但是物流的信息“黑洞”就會加大。目前在制造業利潤空間已經很薄的情況下，無論是增加人工成本，還是加大信息“黑洞”都將是給企業埋下一個顆定時“炸彈”。

為了解決物流管理問題，2003年初廣東科龍配件公司ERP上線，它的物流信息管理模式如圖1，特點如下：

（1）管理精細化。多倉庫管理，多工序管理，產品的制造過程乃至每一道工序能采集、查詢到信息。

（2）按工序管理物料。每道工序貨位之間物料移動都要求嚴格地按開具“四聯單”。

（3）管理會計當按產品做成本核算。倉庫之間、工序之間要求按交接，并且雙方完整無缺地保存下來，并記日志賬，作為車間產品核算的原始依據。

（4）按產品做制造成本。要求倉庫之間、工序之間交接憑證的完整無缺，記錄好日志賬，作為財務計算制造成本的原始依據，很明顯車間成本核算與財務計算制造成本都是共用同一個信息源。

2.2 圖1的應用分析

（1）物流節點過多，倉庫設置過多，導致物流線路過長，且倉庫之間都用“四聯單”，單據量大，交接操作、單據收集的工作量大，因此記日志賬，對賬的工作量相當地大；

（2）導致車間成本核算，財務制造成本記賬信息過載，工作量大；

（3）每一道工序都需要有物料編碼，物料品種多，基礎數據輸入的工作量大；

（4）工序物料編碼，導致物料清單層次加深，也增加廠加工訂單的輸入量……

2.3 上線效果

廣東科龍配件公司2003年上線后，利用ERP來記賬、算賬、查數、出報表。能夠得到及時、準確地查詢到物流數據，但是很難達到管理與控制物流的效果，原因很簡單，傳統的物流信息管理模式本來就是“串一后管理”的方式，僅能看清楚數據，做“串一后處理”而已。

3 優化的物流信息管理模式

將傳統的信息管理模式硬搬到ERP系統上去，一方面企業獲取廠大量、及時、準確的物流數據。另一方面，面對這些“海量”的物流數據。企業不禁為之驚嘆：怎么會是這樣的呢？難道我們的員工每大忙著輸入數據，各部門都要求增加人員，就是為了報告這些數據嗎？

的確，我們不得不反思“為了信息”企業所付出的代價！也不得不體會企業目前在信息系統建設中的處境。我們能不能做一個限定，在企業有限的管理目標前提下，設計一個適應的信息管理模式，讓物流信息在限定的范圍內“跑”，讓企業有能力管理來分析、控制這些物流信息呢？

我們必須走出傳統的思維模式，用先進的管理技術優化企業的信息管理模式，改變已經事在必為。這就是廣東科龍配件公司領導們優化ERP系統的初衷。

2006年初，廣東科龍配件公司完成多家配件工廠的重組以后，再次成立ERP推進小組。小組總結廠三年以來的運行經驗，決定先對現有的ERP物流信息管理模式進行優化。

3.1 優化的設計需求

（1）推行集中式倉庫管理模式，減少倉庫設置，減少物流節點。

（2）工作中心不按工序設置倉庫，采用“在制品貨位”管理技術。

（3）深化加工訂單的應用，采用JIT中拉式管理技術，用加工訂單驅動物流。

（4）用加工訂單中拉出領料表替代工序間的“領料單”操作。

（5）利用“工序完工”反沖功能，替代工序間的“發料單”操作。

（6）利用ERP成本中心自動記錄生產成本。

（7）利用ERP歷史事項處理數據庫的功能自動記錄物料交接記錄，甩掉傳統的憑證管理。

3.2 優化物流信息管理模式應用分析

圖1物流信息管理模式的關鍵思想是最大限度地利用ERP系統中的工作中心、成本中心、歷史事務處理的自動記錄的信息，減少或去掉手工單據。這樣：

（1）圖2與圖1相比，企業的物流節點少了三分之二。

（2）采用ERP加工中心和加工訂單功能。結合推行加工訂單配送物料管理制度，控制領料的數量、品種和配送時間，取消工序之間的領、發“四聯單”操作。

（3）激活成本中心的功能，讓ERP系統自動記錄產品生產成本；取消產品成本的手工記賬操作。

（4）利用ERP自動記錄歷史事項處理的功能存儲單據憑證，取消人工領、發“四聯單”保管。

3.3 優化效果

由于優化運行時間不長，初始運行就顯示了以下的效果：

（1）ERP系統倉庫設置減少了四分之三；

（2）物料編碼減少60%；

（3）上機操作時間減少廠三分之二；

（4）變“事后管理”為“事前管理”。事前，通過對加工訂單的管理形成按加工訂單領料管理模式；事中，按加工訂單發料，加工，自動記錄生產成本；事后，加工訂單完工以后，由ERP系統自動記賬（歷史事務處理自動保存（領、發）憑證）……，事前，事中，事后按時有序地連動與控制。

（5）并成功地推行了車間“零庫存”的管理。

3.4 優化的難點

優化的難點是成本中心管理部分，它將改變傳統的成本管理的工作方式，但是物流、加工中心、歷史事項處理記錄憑證是操作性很強的。

4 結 論

通過優化物流的信息管理模式，懂得了ERP信息系統的應用好與壞與企業ERP系統的信息管理模式設置有關。如果設置與企業的管理相“匹配”就運行得好，見效益快，如果設置得不好，投入再多的資金，參與再多的人員，也會忙而無效。同時，從本案例中我們也得到一個啟發，在我國雖然有許多企業ERP上了線，但是實際應用面臨著嚴峻形勢，例如“高投入，低回報”現象，也有不少企業處于“持續不斷地信息資金的投入，又無法計算回報率”的狀況中。因此，在信息管理應用方面如何做好管理信息需求，如何防止企業信息“過載”導致信息資源的效率下降，信息成本上升，如何構建一個適合企業的信息管理模式，廣東科龍配件公司的先行一步，無疑是一個值得研究的課題