從物流角度實現資產精細化管理

    資產的保值增值和資產的投資效益分析是大型企業管理的重要內容，也是打造企業核心競爭能力的重要方面。通常，資產管理屬于財務管理范疇，從財務角度進行的資產管理側重于對資產價值的關注，缺乏對“實物”從采購、入庫、調撥、出庫到安裝上線、返修、報廢等整個生命周期的管理，也很少分析資產存量帶來的“消耗” 。而從物流管理角度出發，能夠有效地解決資產特別是固定資產管理中對“實物”全生命周期的精細化管理。尤其對于特大型企業集團以及行政事業單位如電信、石化、電力、金融單位等，隨著資產規模的不斷擴大，更需要對實物資產進行動態管理，實現對資產的精細化管理。
    一、資產管理工作存在的問題
    經過調查分析，我們認為目前企事業單位的資產管理工作普遍存在以下問題：
    資產管理粗放 傳統管理方法中，資產管理僅限于財務人員和專業人員對資產信息的基本管理，缺乏對資產的動態管理以及全員、全過程的管理。所以，實物資產的真實狀態、真實價值很難確定。
資產管理效率不高 按照會計制度，往往每年進行一次資產盤點清查，對于規模較大的企事業單位來說，盤點耗費的成本較高，而且很容易前清后亂。
    重視價值管理，輕視實物管理 從目前資產的管理狀況看，更多的是對資產賬面價值的管理，對資產實物的狀態、流轉缺乏透明化一站式的管理手段；忽視了資產存寄期間的管理成本；不能為再次采購提供科學的決策依據，缺乏物流管理理念。從精細化管理角度看，只有實現實物的透明化管理，資產價值管理才會準確真實。
    缺乏有效的管理手段 傳統管理方法側重于資產的管理層面，對資產的作業層面的管理是空白，也就是說目前缺乏基于作業層面的資產管理手段。
    上述問題可以歸納為三個方面：一是資產的實際管理者錯位；二是重價值流，輕物流；三是缺乏必要的管理手段。

    二、如何實現資產精細化管理
    從一定意義上講，資產管理的本質包括資產價值管理和資產實物管理，價值和實物是相互依存的關系。按照現代物流管理理論，資產的管理包括兩個層面，一個是資金流，另一個是物流。長期以來，資金流是資產管理的核心，所有資產都將以資金形式反應到賬面上，然而物流卻一直沒有得到應有的重視。
    進入21世紀以來，物流管理逐漸受到重視，被視為新的利潤源泉和尚未開墾的黑色大陸。物流管理以物品為線索，從物品的入庫、庫內作業、出庫、運輸、配送以及物流過程中的維修、加工、跟蹤等眾多方面進行全面的透明化管理。物流管理包括對物品編碼的統一化和標準化管理。條碼是應用較為普遍的物流技術，采用條碼技術能夠實現物品的自動信息采集，提高信息采集的速度和準確率。條碼化管理通過賦予物品編碼來跟蹤識別該物品，編碼可以是單品碼也可以是產品碼。從物流管理角度入手，實現資產條碼化，對于資產規模較大、管理層級較多的企事業單位，以財務專員總體負責，資產的采購、使用、管理部門派專人配合，可以實現對資產的采購、入庫、盤點、調撥、出庫到安裝上線、返修、報廢等整個生命周期進行精細化管理，并對資產的效能進行各個角度的分析，以真正實現資產全員、全生命周期的動態精細化管理。
    實現資產全生命周期、全員的精細化管理，需要進行管理體制改革并實施資產物流管理系統。管理體制改革是指建立資產實物管理制度，完善資產實物管理流程。實施資產管理系統可以實現以下目標：建立統一編碼、統一管理的資產信息庫，資產全生命周期實時跟蹤管理，物流管理和價值管理相結合，實現對資產的精細化、標準化、統一化、規范化管理，最終提升資產管理效率和資產投資收益水平，在競爭不斷加劇的市場環境下提升企業的核心競爭能力。

    三、資產精細化管理面對的矛盾
    1） 資產價值與實物的關系
    前面一再提到，資產管理屬于財務管理范疇，資產的價值一直是管理的核心，在實際管理工作中，大型企業經常設立賬外資產，也常常通過資產價值的調增調減來影響財務報表，這也是資產精細化管理過程中需要克服的主要矛盾。企事業單位管理者一方面要求對資產進行精細化管理，提高資產效能，并控制資產投資規模；另一方面，又要求財務人員將資產作為調節利潤水平的手段，根據公司經營需要，人為地增加或減少資產的價值。
對于目前存在的狀況，我們認為資產實物是價值的載體，實物的數量和狀態應該是實物資產管理的重點。也就是說，在運營系統中，資產的數量和狀態是準確的和透明的，基于經營需要財務人員可以就資產價值進行調整，但是實物數量和狀態不能調整，這樣就能從根本上解決以上矛盾。
    2） 控制資產庫存水平
    庫存是一把雙刃劍，沒有庫存或庫存不足可能影響正常的生產經營，無法應對出現的緊急事件對資產的需要；庫存本身占壓大量資金，需要維護費用，并且損失資金的機會成本，同時具有資產的折損風險。
以電信企業為例，實物資產包括：固定資產、在建工程、備品備件、低值易耗品等等。固定資產不用多說，在建工程及備品備件價值較高，整體庫存金額一般都在幾千萬或者上億元。我們認為，資產的庫存水平應該控制到比較合理的水平，財務人員分析資產效能時，應該將資產的以上成本和風險進行充分考慮。
    3） MIS或財務系統與資產物流管理系統的關系
    大型企事業單位基本都實施了MIS（企業管理信息系統），其功能一般較全面。MIS系統中的財務模塊或資產模塊往往基于賬務處理的靜態管理，因系統安全性的限制，基本上面向財務，不能滿足全員、全過程管理需要。而資產物流管理系統應該是依據資產精細化管理思路并結合MIS系統或財務系統應用和工作實際，在操作層面，基于流程的資產動態管理系統。資產物流管理系統應該能夠量化工作細節，保證賬、卡、實物相符，終結資產清查的歷史，同時提供報表分析功能，為資產的效能管理目標提供有效的方法支持，為決策層提供可量化的決策依據，是MIS系統或財務系統必要的補充和延伸。

    四、資產物流管理系統的功能
    針對資產實物管理特點，資產物流管理系統應該具備以下基本功能：
    1）臺賬設置靈活
大型企事業單位行政層級較多，系統應該支持各分支機構自定義本機構的臺賬分配規則，允許固定資產、備品備件、低值易耗品等創建不同的臺賬劃分規則。各分支機構可以根據自己的實際管理情況、人員情況和資產分布情況自定義規則。系統可按照規則自動劃分資產數據到相應的臺賬接受管理。因此臺賬成為資產管理的最小管理單位。
    2）突出實物管理
為了滿足對資產實物的管理，系統對實物資產應該采用條碼標簽管理，并對物流過程進行透明化的全過程管理。對實物資產的所處的生命周期、品質狀態等進行有效的管理。
    3）規范資產變動業務流程
為了加強日常實物資產的管理，使日常管理流程規范化和電子化，系統應該支持以下幾種業務流程，包括：
新增資產類：實現零星采購、統購、公司間調撥等業務流程；
減少資產類：實現公司間調出、出售、報廢等業務流程；
資產調撥：實現公司內部的資產調撥，對一個分支機構來說沒有新的資產進入或資產轉出，不影響資產總值。
    4）全面的行政流程控制
行政審批流程是把原有的與實物資產相關的行政流程電子化。通過該流程可以提高各級人員的信息溝通效率，更及時地響應各種審批工作。行政流程不應該是固定路徑的，而是自定義路徑的，即可以點對點地指定下一個審批人員是誰，或是調令下達到誰。
    5）倉儲管理功能
具有對實物資產進出庫及庫內作業管理的功能，該作業過程應該基于條碼掃描技術與設備。
除此之外，資產物流管理系統還可以包括其他方面功能：開放的操作窗口，滿足全員管理需求；嚴格的工作檢查制度；專業的業務報表功能；詳細的歷史數據記錄；集成條碼相關的自動化設備，增強實物管理的自動化技術手段。

    五、資產物流管理系統的應用
    2005年中旬北京絡捷斯特科技發展有限公司為新疆移動公司成功實施了資產物流管理系統。
    新疆移動通信公司擁有涵蓋全疆的服務網絡，下設15家分公司，信息化程度達到國際先進水平，對資產進行管理的系統主要有ORACLE公司的MIS系統，辦公自動化系統等。其實物資產管理具有使用部門多、使用地點范圍大、數量多、金額大、更新快等特點，管理上就要求及時準確反映這些變化，這些特點給新疆移動通信公司的實物資產管理提出了挑戰。新疆移動通信公司希望能夠準確、及時地監控和掌握下屬各部門、各分公司、各類實物資產的計劃、審批、執行、折舊情況，以提高生產資料利用率，避免國有資產流失，提高資產的使用效能。在這種情況下，新疆移動通信公司提出了實施“資產管理系統”的需求。
    對新疆移動的需求進行梳理后發現，MIS系統中對資產的管理側重于資產卡片信息管理，屬于靜態管理。辦公自動化系統對資產的管理側重于審批流程，屬于審批管理。實物資產的倉儲管理、盤點清查等操作以上系統沒有進行管理，每套系統都對資產管理有所涉及但是都不全面�；�于此，我們提出建設資產物流管理系統的思路，系統側重管理資產的“實物”狀態以及實物資產的操作，其中，以條碼應用為突破口，規范實物資產編碼和提高實物資產作業過程中的識別速度和準確度。為了保證各系統之間信息的一致性，資產物流管理系統與MIS系統和辦公自動化系統實現了集成，從MIS系統導出基本信息到資產物流管理系統，資產物流管理系統的處理結果再反饋到MIS系統。
    通過該項目的實施，獲得的直接經濟效益包括：
    1）按照會計制度的要求，每年應進行一次實物盤點，以往需要中介機構的幫助才能完成，估計聘請中介機構的成本在100萬元左右，且效果不是很理想，無法與資產物流系統的管理效果相比較。
    2）通過初步分析，使用該資產管理系統之后，資產的使用效率應該能夠提高25％左右。
    間接效益：資產管理的難度很大，這也就決定了資產管理模式對其他管理的輻射作用，其帶來的管理效益可想而知。